Un PDF et un fichier de données, dans le même document
Une facture Factur-X ressemble à n’importe quelle facture en PDF : vous l’ouvrez, vous la lisez, vous pouvez l’imprimer. La différence est invisible : le PDF contient, en pièce jointe, un petit fichier XML qui reprend les informations de la facture, chacune dans un champ précis. Le numéro de facture est dans le champ du numéro, le SIREN du client dans celui du SIREN, le montant de TVA dans celui de la TVA.
Le PDF est au format PDF/A-3, une variante du PDF conçue pour l’archivage et qui autorise les fichiers joints. Le XML suit la syntaxe CII, l’un des formats de la norme européenne de facturation électronique (EN 16931).
Factur-X est publié en France par le Forum national de la facture électronique (FNFE-MPE). C’est le même standard que le format allemand ZUGFeRD : une facture Factur-X est donc lisible des deux côtés du Rhin.
Pourquoi un PDF simple ne suffit plus
Avec la réforme, une facture entre entreprises françaises doit être émise, transmise et reçue dans un format structuré, par une plateforme agréée. La DGFiP le rappelle sans détour : un PDF simple envoyé par voie électronique n’est pas une facture électronique au sens du dispositif.
La raison est pratique. La plateforme de l’émetteur doit extraire de chaque facture les données utiles à l’administration (26 données obligatoires en 2026, 34 dès 2027), et la plateforme du client doit pouvoir l’intégrer dans sa comptabilité. Dans un PDF simple, « 1 440,00 € » n’est qu’un dessin de caractères : un logiciel peut essayer de le lire, il peut se tromper. Dans le XML, c’est une valeur rangée dans le champ « montant total TTC ».
Bon à savoir. Imprimer une facture « en PDF » depuis un traitement de texte, ou scanner une facture papier, ne produit jamais un Factur-X : il manque le fichier de données. Seul un logiciel qui génère le XML peut le faire.
Factur-X, UBL, CII : quelles différences
La réforme admet trois formats de base, que toutes les plateformes agréées doivent savoir traiter. Les trois suivent la norme européenne EN 16931 ; ils diffèrent surtout par ce que vous voyez.
| Format | Ce que c’est | Lisible par une personne ? | Pour qui |
|---|---|---|---|
| Factur-X | PDF/A-3 avec un XML CII joint | Oui, c’est un PDF | Petites entreprises, clients qui veulent voir la facture |
| UBL | Fichier XML seul | Non, il faut un logiciel pour l’afficher | Échanges entre logiciels |
| CII | Fichier XML seul | Non, il faut un logiciel pour l’afficher | Échanges entre logiciels |
Votre fournisseur ne peut pas vous imposer un format. C’est vous qui choisissez votre plateforme de réception, en fonction des formats qui vous conviennent, et le socle commun garantit que les plateformes se comprennent entre elles. Pour une TPE, Factur-X a l’avantage de rester lisible même sans logiciel : c’est souvent le plus simple.
Les cinq profils, et lequel viser
Un profil, c’est le niveau de détail du fichier XML. Factur-X en compte cinq :
- MINIMUM : le strict minimum de données (à l’origine, celles demandées par Chorus Pro), sans les lignes.
- BASIC WL (« without lines ») : les données d’en-tête et de pied de facture, sans les lignes.
- BASIC : le profil précédent, plus le détail des lignes.
- EN 16931 : toutes les données de la norme européenne.
- EXTENDED : la norme européenne, plus des données complémentaires pour des besoins particuliers.
Le tableau des données publié par la DGFiP attend, à partir du 1er septembre 2027, le détail de chaque ligne de facture : désignation, quantité, prix unitaire hors taxe. Les profils MINIMUM et BASIC WL, qui n’ont pas de lignes, ne permettent donc pas de les transmettre. Pour une facture complète, visez un profil qui porte les lignes ; le profil EN 16931 couvre l’ensemble de la norme européenne. Demandez à votre logiciel ou à votre plateforme quel profil il produit.
Exemple : ce que contient le fichier
Prenons une facture de 1 200 € HT pour une prestation de services, TVA 20 %. Dans le PDF, le client lit un document classique. Dans le XML joint, on trouve notamment :
| Donnée | Valeur dans le XML |
|---|---|
| Numéro de facture | 2027-041 |
| Date d’émission | 15 septembre 2027 |
| SIREN du fournisseur et du client | 9 chiffres chacun |
| Catégorie de l’opération | Prestation de services |
| Ligne 1 | Création d’un logo, quantité 1, prix unitaire 800 € HT |
| Ligne 2 | Charte graphique, quantité 1, prix unitaire 400 € HT |
| Total HT, TVA, total TTC | 1 200 €, 240 €, 1 440 € |
| Devise | EUR |
Les deux versions doivent dire la même chose. Si vous modifiez le PDF après coup (un montant corrigé à la main, un logo collé par-dessus), le XML ne suit pas : le document devient incohérent. Une erreur se corrige par un avoir ou une facture rectificative, pas en retouchant le fichier.
Comment savoir si une facture est un vrai Factur-X
- Ouvrez le PDF dans un lecteur qui affiche les pièces jointes : un Factur-X contient un fichier, en général nommé « factur-x.xml ».
- Vérifiez que les montants et le numéro du XML correspondent à ceux du PDF.
- Passez le fichier dans un vérificateur qui applique les règles officielles : il signale les données manquantes ou incohérentes avant que la plateforme ne rejette la facture.
Pour savoir quelles mentions la facture doit contenir, voyez les mentions obligatoires en 2026-2027 ; pour le calendrier, ce qui change pour une TPE ; et pour l’ensemble des formats, la partie du guide sur Factur-X, UBL et CII.
Questions fréquentes
Factur-X est-il obligatoire ?
Non. La réforme admet trois formats de base : Factur-X, UBL et CII. Factur-X est souvent le plus simple pour une petite entreprise, parce que la facture reste un PDF lisible.
Quelle est la différence entre Factur-X et un PDF ordinaire ?
Un Factur-X est un PDF/A-3 qui contient, en pièce jointe, un fichier XML avec les données de la facture rangées dans des champs normalisés. Un PDF ordinaire n’a pas ce fichier : ce n’est pas une facture électronique au sens de la réforme.
Quel profil Factur-X choisir ?
Un profil qui contient les lignes de facture, puisque la DGFiP attend la désignation, la quantité et le prix unitaire de chaque ligne à partir du 1er septembre 2027. Le profil EN 16931 couvre toute la norme européenne. Les profils MINIMUM et BASIC WL n’ont pas de lignes.
Puis-je fabriquer un Factur-X avec Word ou Excel ?
Non. Exporter en PDF ne crée pas le fichier XML. Il faut un logiciel de facturation ou une plateforme qui génère le Factur-X.
Factur-X et ZUGFeRD, c’est pareil ?
Oui, d’après le FNFE-MPE, qui publie Factur-X : c’est le même standard, publié en France sous le nom Factur-X et en Allemagne sous le nom ZUGFeRD.
Sources
- DGFiP — FAQ « Je découvre la facturation électronique » (version du 01/09/2026) (impots.gouv.fr)
- DGFiP — FAQ « J’approfondis la facturation électronique » (version du 01/09/2026) (impots.gouv.fr)
- impots.gouv.fr — Je découvre la facturation électronique (modifié le 26/05/2026) (impots.gouv.fr)
- DGFiP — Tableau des données de facture à transmettre (article 41 septies D de l’annexe IV au CGI, août 2026) (impots.gouv.fr)
- impots.gouv.fr — Spécifications externes de la facturation électronique (version 3.2) (impots.gouv.fr)
- FNFE-MPE — Factur-X, la norme franco-allemande de facture mixte (éditeur de la norme) (fnfe-mpe.org)
Cet article résume les textes officiels pour vous aider à vous organiser. Il ne remplace pas un conseil personnalisé de votre expert-comptable.