Peppol, c’est quoi ?
Peppol est à la fois un ensemble de conventions et un réseau ouvert qui permet à des systèmes différents d’échanger des documents structurés, comme des factures et des notes de crédit. Le SPF Finances le compare à un réseau de télécommunications : une fois connecté, vous pouvez envoyer et recevoir des documents avec toute autre entreprise connectée, quel que soit son logiciel.
Le réseau est décentralisé. Une facture suit quatre étapes :
- votre logiciel de facturation crée la facture au format Peppol BIS ;
- il la remet à votre prestataire de services Peppol (votre point d’accès) ;
- celui-ci la transmet, de façon chiffrée, au point d’accès de votre client ;
- ce dernier la livre au logiciel de votre client, qui l’importe sans ressaisie.
Tous les participants doivent au minimum pouvoir recevoir le format Peppol BIS, qui applique la norme européenne de facturation électronique EN 16931 et s’appuie sur la syntaxe XML UBL. En tant qu’utilisateur, vous n’avez pas à manipuler ce XML : c’est le travail du logiciel. Pour le détail des formats, voir Peppol BIS 3.0, UBL et EN 16931.
Le point d’accès : votre porte d’entrée
Vous ne pouvez pas vous inscrire directement sur Peppol. L’inscription passe toujours par un prestataire de services Peppol certifié, souvent appelé point d’accès ou Access Point. Selon le SPF Finances, son rôle est triple : assurer la compatibilité grâce à des normes ouvertes comme l’UBL, sécuriser les échanges par le chiffrement, et automatiser le traitement des documents.
En pratique, la plupart des entreprises ne choisissent pas leur point d’accès : il est inclus dans leur logiciel de facturation ou de comptabilité. Certains éditeurs vous laissent toutefois choisir vous-même le prestataire. Le SPF Finances publie une liste de logiciels conformes pour utilisateurs finaux ; elle dépassait 250 applications en mai 2025, et l’inscription sur la liste ne vaut ni évaluation ni recommandation.
Chaque pays qui utilise Peppol désigne une autorité Peppol. En Belgique, c’est le SPF BOSA depuis le 1er janvier 2016. C’est à elle qu’on signale un prestataire qui ne respecte pas les règles du réseau.
L’identifiant Peppol : votre numéro BCE
Sur le réseau, chaque entreprise a une adresse, son ID Peppol, comme un numéro de téléphone. En Belgique, il est convenu d’inscrire chaque entreprise au moins avec son numéro d’entreprise BCE, sous le code de schéma 0208. Les prestataires y sont tenus par contrat, sous peine de perdre leur certification.
Conséquence pratique : vous n’avez pas à demander l’ID Peppol de vos clients. Vous savez qu’une entreprise belge connectée est joignable à l’adresse « 0208: » suivie de son numéro d’entreprise. D’autres identifiants (numéro de TVA, GLN…) peuvent s’ajouter si les parties le veulent. Le SPF recommande aussi la stratégie « Peppol-first » : dès qu’un partenaire est connecté, votre logiciel doit privilégier l’envoi par Peppol.
Vérifier qu’un client peut recevoir
L’outil public Peppol Lookup (ou le Peppol Directory) permet de chercher une entreprise par nom ou par numéro : tapez « 0208: » puis le numéro BCE, par exemple « 0208:0308357159 » pour le SPF Finances. L’outil indique si l’entreprise peut recevoir des factures, mais pas si elle peut en envoyer.
Être inscrit dans l’annuaire Peppol vaut accord pour recevoir des factures structurées. C’est utile dans les cas où la facture structurée n’est pas obligatoire, par exemple pour un client étranger : s’il est inscrit, vous pouvez lui envoyer une facture Peppol.
Délais, pièces jointes et refus
Peppol ne garantit pas une transmission en temps réel. Une facture arrive presque toujours en quelques minutes ou quelques heures. Au-delà d’un jour ouvrable de retard, contactez votre éditeur de logiciel : il peut voir à quelle étape la facture bloque.
- Pièces jointes : bon de commande, détail des prestations ou photos voyagent dans la facture elle-même (formats admis : pdf, png, jpg, csv, xlsx, ods). Les envoyer à part par e-mail est contraire à la loi, car elles font partie de la facture.
- Portail client : un client ne peut pas vous imposer de déposer vos factures sur son propre portail sans votre accord exprès, de préférence écrit.
- Refus : une facture qui ne vous est pas destinée se refuse par Peppol, avec une réponse de facture (Invoice Response) au statut « RE » (rejetée).
- Autofacturation : Peppol prévoit un type de document distinct ; c’est alors le fournisseur qui doit être inscrit pour le recevoir, et un accord préalable reste nécessaire.
Et Hermes ?
Hermes est un outil gratuit mis en place par le SPF BOSA. Ses conditions d’utilisation le décrivent comme une solution temporaire, « dans l’attente de la généralisation de la facturation électronique » : il convertissait une facture Peppol en PDF et l’envoyait par e-mail au destinataire qui n’était pas encore équipé pour recevoir des factures structurées.
Depuis le 1er janvier 2026, cela ne suffit plus pour le destinataire : la loi exige qu’il puisse recevoir la facture dans le format dans lequel elle a été émise, c’est-à-dire structurée. L’administration a d’ailleurs expliqué qu’elle avait délibérément choisi une approche décentralisée, sans application publique centrale, pour éviter un point de défaillance unique. Ne comptez donc pas sur Hermes : il vous faut un logiciel connecté à Peppol, pour envoyer comme pour recevoir.
Vous hésitez sur votre niveau de préparation ? Faites le test : quelques questions pour savoir où vous en êtes.
Questions fréquentes
Dois-je m’inscrire moi-même sur Peppol ?
Non, ce n’est pas possible. L’inscription passe par un prestataire de services Peppol certifié, en pratique presque toujours via votre logiciel de facturation ou de comptabilité.
Quel est mon identifiant Peppol ?
En Belgique, au minimum votre numéro d’entreprise BCE, précédé du code 0208. Vos clients peuvent donc vous trouver sans vous demander d’identifiant particulier.
Comment savoir si mon client est sur Peppol ?
Cherchez « 0208: » suivi de son numéro BCE dans Peppol Lookup ou le Peppol Directory. L’outil dit s’il peut recevoir des factures, pas s’il peut en envoyer.
Hermes suffit-il pour respecter l’obligation ?
Non. Hermes était une solution temporaire qui transformait les factures en PDF. Depuis 2026, chaque assujetti concerné doit pouvoir recevoir la facture structurée elle-même, via un logiciel connecté à Peppol.
Combien de temps met une facture Peppol pour arriver ?
En général quelques minutes ou quelques heures. Le réseau ne garantit pas le temps réel ; après plus d’un jour ouvrable, contactez votre éditeur.
Sources
- SPF Finances (einvoice.belgium.be) — FAQ : questions générales sur Peppol (mise à jour le 06/05/2026) (einvoice.belgium.be)
- SPF Finances (einvoice.belgium.be) — Comment fonctionne la facturation électronique ? (einvoice.belgium.be)
- SPF Finances (einvoice.belgium.be) — FAQ : questions générales sur l’obligation B2B (einvoice.belgium.be)
- SPF Finances (einvoice.belgium.be) — FAQ : questions spécifiques (autofacturation, refus d’une facture) (einvoice.belgium.be)
- SPF Finances (einvoice.belgium.be) — Solutions logicielles pour l’envoi, la réception et le traitement des factures électroniques (einvoice.belgium.be)
- SPF Finances (einvoice.belgium.be) — L’administration ne peut-elle pas fournir une solution gratuite ? (23/05/2025) (einvoice.belgium.be)
- SPF BOSA — Hermes : conditions d’utilisation (bosa.belgium.be)
- Moniteur belge — Arrêté royal du 8 juillet 2025 (format Peppol BIS et réseau Peppol) (ejustice.just.fgov.be)
Cet article résume les textes officiels pour vous aider à vous organiser. Il ne remplace pas un conseil personnalisé de votre comptable.