La réponse courte, situation par situation
Le SPF Finances publie un tableau récapitulatif de la facturation en Belgique depuis le 1er janvier 2026. En voici l’essentiel :
| Votre client | Facture structurée (Peppol) | PDF ou autre format électronique | Papier |
|---|---|---|---|
| Entreprise assujettie à la TVA en Belgique (B2B) | Obligatoire | Non autorisé (sauf règle de repli) | Non autorisé (sauf règle de repli) |
| Pouvoir public (B2G) | Obligatoire depuis le 01/03/2024, sauf marchés sous 3 000 € (sous réserve d’exception) | Non autorisé | Non autorisé |
| Particulier, client étranger, autres cas hors obligation | Permis avec l’accord du client ; être inscrit sur Peppol vaut accord | Permis avec l’accord du client | Permis |
Le format compte, mais aussi le canal : la facture structurée part par le réseau Peppol. Pour comprendre comment, voir Peppol expliqué simplement.
Un PDF en plus de la facture structurée
Rien ne vous empêche d’envoyer volontairement une version PDF ou papier à votre client, par exemple pour son confort. Mais la FAQ officielle est nette : la facture électronique structurée est la seule facture légalement conforme. Le PDF n’est qu’une copie de lecture.
À l’inverse, votre client ne peut pas exiger que vous joigniez un PDF, ni refuser votre facture parce qu’il manque. Et les documents qui accompagnent la facture (bon de commande, détail des prestations, photos) doivent voyager dans la facture Peppol : les envoyer à part par e-mail est contraire à la loi, car ils font partie de la facture.
La règle de repli : quand votre client n’est pas prêt
La loi du 10 février 2026 portant des dispositions diverses en matière de TVA a complété l’article 53, § 2bis, du Code de la TVA : le fournisseur n’est pas tenu d’émettre une facture structurée quand le destinataire n’est pas en mesure, pour des raisons techniques, de la recevoir, lui-même ou via un tiers. Il reste tenu d’émettre une facture, sur papier ou sous une autre forme électronique, PDF ou Word par exemple. Le SPF Finances appliquait déjà cette règle depuis le 1er janvier 2026.
Quelques précautions (les trois dernières viennent de la FAQ officielle) :
- Gardez une trace que le client n’était pas joignable sur Peppol au moment de l’envoi, par exemple une capture de la recherche dans l’annuaire Peppol : c’est une simple précaution de preuve.
- Un envoi électronique (PDF par e-mail) suppose l’accord du client ; convenez d’une alternative sécurisée.
- Vous pouvez ajouter, volontairement, une clause sur la facture pour inviter le client à se mettre en ordre.
- Dès que le client est connecté, vous repassez à Peppol pour les factures suivantes. Vous n’avez pas à renvoyer les anciennes en format structuré.
La règle de repli protège le fournisseur, pas le client : celui qui ne peut pas recevoir reste en infraction et s’expose à l’amende pour absence de moyens techniques (1 500 €, puis 3 000 €, puis 5 000 €). Il peut aussi voir son droit à déduction contesté, puisqu’il faut en principe une facture structurée pour déduire la TVA d’une opération soumise à l’obligation.
Et si c’est votre fournisseur qui vous envoie encore un PDF ?
En principe, vous pouvez refuser la facture. Commercialement, ce n’est pas toujours simple. Selon la FAQ officielle, demandez à votre fournisseur s’il va se mettre en ordre : c’est lui qui risque une sanction. Vous gardez le droit de déduire la TVA sur la base de la facture émise autrement, PDF ou papier ; si elle arrive par voie électronique, il faut votre accord.
Le cas des notes de crédit
Une note de crédit qui corrige une facture structurée doit être émise au même format, par Peppol. En revanche, si la facture d’origine était un PDF, par exemple une facture de 2025, il n’y a pas d’exigence de format : la FAQ indique qu’une note de crédit PDF reste possible en 2026, si le client l’accepte.
Ce qu’il faut conserver
Les règles de conservation n’ont pas changé. Le destinataire conserve la facture électronique structurée pendant toute la durée légale, et sa lisibilité doit rester garantie. En pratique, on y ajoute un PDF ou un outil de visualisation, utile en cas de contrôle ou pour un tribunal, une banque ou un assureur. Si la version lisible est un PDF, son contenu ne peut pas être modifié par rapport à la facture structurée.
En résumé : en B2B belge, le PDF n’est plus une facture, sauf règle de repli. Vérifiez où vous en êtes avec notre test, et voyez ce qui change en 2026.
Questions fréquentes
Une facture PDF envoyée à une entreprise belge est-elle encore valable ?
Non, depuis le 1er janvier 2026, sauf si le client ne peut pas recevoir de facture structurée pour des raisons techniques (règle de repli). Dans les autres cas, seule la facture structurée envoyée par Peppol est conforme.
Puis-je encore facturer un particulier en PDF ?
Oui. Les factures aux particuliers ne sont pas visées par l’obligation. Un envoi électronique suppose l’accord du client ; le papier reste permis.
Mon client exige un PDF en plus de la facture Peppol : dois-je l’envoyer ?
Non. Selon le SPF Finances, le client ne peut pas refuser votre facture parce qu’elle n’est pas accompagnée d’un PDF. Vous pouvez en envoyer un par courtoisie, sans valeur légale.
Que risque mon client s’il ne peut pas recevoir mes factures Peppol ?
Une amende pour absence de moyens techniques, de 1 500 € à 5 000 € selon la récidive, et un risque sur son droit à déduction de la TVA.
Sources
- SPF Finances (einvoice.belgium.be) — Pour qui la facturation électronique devient-elle obligatoire ? (tableau récapitulatif) (einvoice.belgium.be)
- SPF Finances (einvoice.belgium.be) — FAQ : questions générales sur l’obligation B2B (einvoice.belgium.be)
- SPF Finances (einvoice.belgium.be) — FAQ : questions spécifiques (notes de crédit, droit à déduction, sanctions) (einvoice.belgium.be)
- SPF Finances (einvoice.belgium.be) — E-facturation : mesures en matière de TVA à partir du 1er janvier 2026 (19/12/2025) (einvoice.belgium.be)
- Moniteur belge — Loi du 10 février 2026 portant des dispositions diverses en matière de TVA (art. 4) (ejustice.just.fgov.be)
- Moniteur belge — Arrêté royal du 8 juillet 2025 (amendes pour absence de moyens techniques) (ejustice.just.fgov.be)
Cet article résume les textes officiels pour vous aider à vous organiser. Il ne remplace pas un conseil personnalisé de votre comptable.