Trois niveaux à ne pas confondre
Les sigles se mélangent facilement. Ils désignent en fait trois choses différentes, emboîtées les unes dans les autres :
| Niveau | Nom | Ce que c’est |
|---|---|---|
| Le contenu | EN 16931-1 | La norme européenne : la liste des données d’une facture (vendeur, acheteur, lignes, TVA…) et leur sens |
| L’écriture | UBL ou CII | Les deux syntaxes XML retenues par l’Union européenne pour écrire une facture conforme à la norme |
| Le format d’échange | Peppol BIS Billing 3.0 | La spécification du réseau Peppol : la norme EN 16931, écrite en UBL, avec les règles de validation du réseau |
La liste des deux syntaxes a été publiée par la Commission européenne dans sa décision d’exécution 2017/1870 : le message de facture CII de l’UN/CEFACT et les messages de facture et de note de crédit UBL (ISO/IEC 19845). Le SPF Finances le résume ainsi : Peppol BIS respecte la norme européenne et utilise l’UBL, une façon normalisée d’écrire les informations commerciales en XML.
Concrètement, une balise UBL ressemble à ceci : la date d’émission s’écrit toujours « IssueDate », au format année-mois-jour. Comme chaque champ a un nom et une forme fixes, le logiciel du client peut valider et importer la facture sans erreur de lecture.
Ce que la loi belge impose
Le Code de la TVA (article 53, § 2bis) renvoie au Roi pour les normes de sémantique, de syntaxe et de transmission. L’arrêté royal n° 1, article 13ter, inséré par l’arrêté royal du 8 juillet 2025, les fixe : la facture électronique structurée est émise conformément à la norme européenne et à la liste des syntaxes, telles que concrétisées dans le format Peppol BIS dans la version UBL, et via le réseau Peppol.
Une dérogation existe : sous réserve d’un accord entre les parties, l’assujetti peut utiliser un autre format et un autre canal numérique, à condition que ce format soit conforme à la norme européenne et à la liste des syntaxes. Mais l’article 13quater ajoute qu’il doit quand même disposer des moyens techniques d’émettre et de recevoir une facture au format Peppol BIS. La dérogation est donc un complément, jamais un moyen d’échapper à Peppol.
Et Factur-X, le format français ?
Factur-X est un PDF qui embarque un fichier XML écrit en syntaxe CII. Il est très répandu en France, où il fait partie des formats de base de la réforme. En Belgique, il n’est pas le format par défaut : une entreprise belge ne peut l’envoyer à un client assujetti belge que si celui-ci l’accepte, et si le profil utilisé respecte la norme EN 16931.
Même logique pour un PDF « simple », un fichier Excel ou une facture Word : ce ne sont pas des factures structurées. Ils ne sont admis entre entreprises belges que dans la règle de repli, quand le client ne peut techniquement pas recevoir. Voir Puis-je encore envoyer une facture PDF ?
Les règles pratiques du format Peppol BIS en Belgique
La FAQ spécifique du SPF Finances, destinée aux éditeurs et aux fiscalistes, règle plusieurs cas fréquents :
- Notes de crédit : tout document qui modifie une facture structurée et y fait référence part au même format, par Peppol.
- Pièces jointes : elles voyagent dans la facture UBL, directement ou par un lien externe si elles sont trop lourdes. Formats admis par la norme : pdf, png, jpg, csv, xlsx et ods ; le xml seulement si les parties en conviennent, en attendant la révision de la norme.
- Plusieurs taux : plusieurs codes de catégorie de TVA sont permis sur une même facture. En revanche, la norme ne permet pas encore de mélanger des lignes « hors champ » (code O) avec des lignes exemptées (E) ou au taux normal (S) ; à titre temporaire, l’administration admet le code E avec une explication en texte libre.
- Exemptions belges : quand la liste européenne des codes d’exemption ne contient pas votre cas, indiquez l’exemption en texte libre dans le motif d’exemption.
- Mentions TVA étendues (autoliquidation, par exemple) : dans une note au niveau de la facture ou de la ligne.
- Devises : plusieurs devises sont possibles, mais le total de la TVA reste en euros.
- Langues : la norme ne permet pas d’écrire un même champ en deux langues. Une facture structurée est donc rédigée dans une seule langue.
Côté réseau, les règles de validation de Peppol BIS contiennent une règle bloquante sur le numéro d’entreprise belge : s’il n’est pas écrit dans le bon format, la facture est refusée. Vérifiez donc les numéros BCE de vos clients dans votre fichier.
Ce que vous devez vérifier, sans lire de XML
Vous n’avez pas à écrire d’UBL vous-même : c’est le rôle du logiciel. Posez plutôt ces questions à votre éditeur :
- Mon logiciel émet-il des factures et des notes de crédit au format Peppol BIS Billing 3.0, par le réseau Peppol ?
- Sait-il recevoir et importer les factures Peppol de mes fournisseurs ?
- Les pièces jointes partent-elles dans la facture elle-même ?
- Gère-t-il les mentions belges : « Autoliquidation », exemptions, franchise de taxe ?
- Garde-t-il le fichier XML d’origine, et une version lisible, pendant toute la durée de conservation ?
Pour la vue d’ensemble, notre guide de la facturation électronique en Belgique reprend le calendrier et les obligations.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre UBL et Peppol BIS ?
UBL est une syntaxe XML générale pour les documents commerciaux. Peppol BIS Billing 3.0 est une spécification qui utilise UBL pour écrire une facture conforme à la norme EN 16931, avec les règles de validation du réseau Peppol.
Puis-je envoyer un Factur-X à un client belge ?
Seulement s’il l’accepte et si le format respecte la norme européenne. Par défaut, la loi belge impose le Peppol BIS en UBL, et vous devez de toute façon pouvoir émettre et recevoir ce format.
Une facture peut-elle être en français et en néerlandais ?
Non, pas dans une facture structurée : la norme EN 16931 ne permet pas d’écrire un même champ en deux langues. Chaque facture structurée est rédigée dans une seule langue.
Les notes de crédit passent-elles aussi par Peppol ?
Oui, quand elles corrigent une facture structurée : elles sont émises au même format que la facture d’origine.
Sources
- Justel — Arrêté royal n° 1 du 29 décembre 1992 (art. 13ter et 13quater) (ejustice.just.fgov.be)
- Moniteur belge — Arrêté royal du 8 juillet 2025 (format Peppol BIS) (ejustice.just.fgov.be)
- SPF Finances (Fisconet) — Code de la TVA, art. 50 à 55 (art. 53, § 2bis) (minfin.fgov.be)
- SPF Finances (einvoice.belgium.be) — Comment fonctionne la facturation électronique ? (einvoice.belgium.be)
- SPF Finances (einvoice.belgium.be) — FAQ : questions spécifiques sur la facturation électronique (einvoice.belgium.be)
- EUR-Lex — Décision d’exécution (UE) 2017/1870 (norme EN 16931 et liste des syntaxes) (eur-lex.europa.eu)
- OpenPeppol — Peppol BIS Billing 3.0, règles de validation (PEPPOL-COMMON-R043) (docs.peppol.eu)
Cet article résume les textes officiels pour vous aider à vous organiser. Il ne remplace pas un conseil personnalisé de votre comptable.